Si gestionas un hotel, un aparthotel o un apartamento turístico en España, el registro de viajeros se hace hoy en SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministerio del Interior. Hay que darse de alta como establecimiento antes de empezar a operar y comunicar los datos de cada reserva y de cada huésped como máximo 24 horas después de los hitos que marca la norma. En Cataluña el canal es distinto: los Mossos d'Esquadra. Esta guía explica el alta, los datos exigidos, los plazos, las sanciones y cómo quitarte el trabajo manual de encima.
En resumen
- El Real Decreto 933/2021 obliga a registrar y comunicar los datos de los viajeros a todos los alojamientos, profesionales o no, y a quienes intermedian.
- La comunicación debe hacerse de inmediato y nunca más tarde de 24 horas desde la reserva, su anulación y el inicio del servicio.
- Se piden datos de identidad, contacto y residencia, pero no se debe pedir ni guardar una copia completa del DNI o pasaporte.
- En Cataluña la comunicación va a los Mossos d'Esquadra, con usuario y contraseña propios, y la información se conserva tres años.
- Un software que genere y envíe el parte en un clic reduce errores y retrasos, que son los que se sancionan.
Tabla de contenidos
- Qué es el registro de viajeros y quién está obligado
- Cuándo hay que hacer el registro: alta y comunicaciones
- Qué datos pedir a cada viajero (y qué datos del DNI)
- Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES paso a paso
- Registro de viajeros en Cataluña: los Mossos d'Esquadra
- Qué pasa si no registras o comunicas a tiempo
- Los errores más frecuentes en recepción
- Nuestra visión: un solo flujo en lugar de cinco herramientas
- Cómo automatizar el registro con Betan
- Cómo elegir una herramienta para el registro de viajeros
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué es el registro de viajeros y quién está obligado
El registro de viajeros es la obligación de recoger unos datos mínimos de cada persona alojada y comunicarlos a las fuerzas de seguridad por vía electrónica. Está regulado por el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, y su plataforma es SES.HOSPEDAJES (Sistema de Envío de Servicios de Hospedaje), que es lo que la gente busca cuando escribe «ses hospedajes».
Según la guía del Ministerio del Interior, son sujetos obligados todas las personas físicas o jurídicas que desarrollen actividades de hospedaje en España, sean profesionales o no, y quienes actúen como intermediarios. En la práctica entran:
- Hoteles, hostales y pensiones.
- Aparthoteles y complejos de apartamentos.
- Viviendas de uso turístico y apartamentos turísticos.
- Campings y otros alojamientos de hospedaje.
- Plataformas y agencias que intermedian en la reserva.
Hay un matiz entre profesionales y no profesionales. Los profesionales deben registrarse, conservar la información y comunicarla. Los no profesionales quedan exceptuados del registro documental y de la conservación, pero sí deben comunicar los datos. Dicho de otro modo: nadie que alquile alojamiento a viajeros se libra de comunicar.
Qué sustituyó SES.HOSPEDAJES
El Ministerio del Interior explicó el 2 de diciembre de 2024 que la plataforma sustituyó a los antiguos libros de registro y que permite integrar aplicaciones externas y hacer cargas masivas. Esa integración es la clave para cualquier alojamiento con volumen: el parte no tiene por qué teclearse a mano en una web.
Cuándo hay que hacer el registro: alta y comunicaciones
Hay dos momentos distintos que conviene no mezclar.
El alta del establecimiento. Según el Ministerio del Interior, debe hacerse antes de ejercer la actividad y, en todo caso, dentro de los diez días posteriores a completar los trámites administrativos exigibles.
Las comunicaciones de cada estancia. Cada comunicación debe hacerse de forma inmediata y nunca después de 24 horas, contadas desde la reserva, la formalización o la anulación, y desde el inicio del servicio contratado. No es un único plazo al llegar el huésped: hay varios hitos en la vida de una reserva.
| Momento | Qué se comunica | Plazo máximo |
|---|---|---|
| Reserva o formalización | Datos de la reserva | Inmediato, nunca más de 24 horas |
| Anulación | Aviso de la anulación | Inmediato, nunca más de 24 horas |
| Inicio del servicio (check-in) | Datos de los viajeros | Inmediato, nunca más de 24 horas |
Si hay intermediarios
Cuando intervienen varias partes, el Ministerio indica que cada sujeto transmite la información de la que dispone. Si hay varias entidades intermediarias, comunica quien mantiene la relación contractual directa y final con el cliente. Si recibes reservas desde canales externos, aclara con cada uno quién envía qué, para que no se queden datos sin comunicar ni se dupliquen.
Qué datos pedir a cada viajero (y qué datos del DNI)
Es una de las dudas más repetidas: qué datos del DNI necesita un hotel. El Anexo I del Real Decreto 933/2021 incluye, para cada viajero:
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Número y tipo de documento (DNI, pasaporte o TIE) y, en la actividad profesional, número de soporte.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Residencia habitual.
- Teléfonos y correo electrónico.
- Número de viajeros y, cuando viaja un menor, el parentesco.
Fíjate en lo que no aparece: una fotografía del documento. Es decir, necesitas leer unos campos, no archivar el carné.
No pidas ni guardes copia del documento
El Ministerio de Derechos Sociales y Consumo aclara que pueden solicitarse los datos necesarios para el registro, pero que no debe pedirse ni conservarse una copia completa del DNI o pasaporte cuando basta con comprobar el documento y anotar los datos obligatorios.
La Agencia Española de Protección de Datos fue más lejos en su nota del 17 de junio de 2025: solicitar la copia vulnera el principio de minimización de datos y puede suponer un riesgo innecesario de suplantación de identidad. Para la AEPD basta, en principio, con un formulario presencial u online que recoja solo los datos exigidos. En recepción puede verificarse el documento a simple vista; en remoto pueden emplearse certificados, la coincidencia con el medio de pago o códigos de seguridad.
Esto tiene una consecuencia práctica para tu check-in online: si tu herramienta lee el DNI para rellenar los campos, lo prudente es configurarla para extraer los datos obligatorios y no almacenar la imagen más tiempo del necesario. Comprueba esa configuración con tu delegado de protección de datos o tu asesor.
Menores y firma del parte
Según el Ministerio del Interior, los mayores de 14 años firman el parte de entrada y los datos de los menores de 14 años los facilita el adulto acompañante. Además, el alojamiento responde de que los datos del parte coincidan con el documento o sistema que acredite la identidad. Un error de transcripción es, por tanto, tu problema, no el del huésped.
Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES paso a paso
El procedimiento se hace en la Sede Electrónica del Ministerio del Interior. Estos son los pasos:
- Entra en el acceso al registro de establecimientos y entidades de Hospedajes.
- Identifícate con certificado digital o Cl@ve.
- Rellena el formulario con los datos del establecimiento y del titular.
- Firma y registra digitalmente. La firma requiere Cl@ve-Firma o AutoFirma con certificado local.
- Una vez dado de alta, usa los accesos de consulta y de envío de comunicaciones, mediante Cl@ve o mediante la modalidad sin certificado que ofrece la Sede.
Ten a mano antes de empezar el certificado o Cl@ve del titular y los datos del establecimiento (nombre comercial, identificación fiscal, dirección y, si procede, número de registro turístico). Si gestionas varios apartamentos, decide de antemano cuántas altas necesitas.
Registro de viajeros en Cataluña: los Mossos d'Esquadra
Si tu alojamiento está en Cataluña, la comunicación no va por el canal general. Según la Generalitat, el trámite se hace telemáticamente ante la Dirección General de la Policía a través de la web de los Mossos: el establecimiento obtiene usuario y contraseña, comunica los datos dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento y los conserva tres años a disposición de los Mossos. El trámite no tiene tasa.
La plataforma oficial de los Mossos indica que la obligación alcanza tanto a particulares como a profesionales y que primero hay que obtener ese usuario y contraseña. El formulario de alta pide, entre otros datos, nombre comercial, identificación fiscal, número de inscripción turística cuando corresponda, tipo y dirección del establecimiento, coordenadas, contacto y datos del titular.
La diferencia práctica: en Cataluña tratas con un canal propio y con un plazo contado desde el inicio del alojamiento, mientras que en el resto de España el sistema es SES.HOSPEDAJES con sus hitos de reserva, anulación y entrada. Si operas en ambos territorios, necesitas un software capaz de trabajar con las dos vías o, al menos, que no te obligue a duplicar datos.
Qué pasa si no registras o comunicas a tiempo
El artículo 8 del Real Decreto 933/2021 distingue dos niveles:
- Infracciones graves: carecer de los registros documentales u omitir las comunicaciones obligatorias.
- Infracciones leves: las deficiencias de cumplimentación y las comunicaciones fuera de plazo.
El régimen sancionador se remite al capítulo V de la Ley Orgánica 4/2015. Para conocer la cuantía que corresponde a tu caso, consulta la propia ley o a tu asesor jurídico, porque depende de la calificación de la infracción.
Lo relevante para la operativa: lo leve y lo grave nacen de errores muy corrientes. Un parte con un campo mal copiado, una reserva de última hora que se envía al día siguiente, o una anulación que nadie comunica. Son fallos de proceso, y los procesos manuales los producen.
Los errores más frecuentes en recepción
Trabajando con alojamientos pequeños y medianos, estos son los fallos que se repiten:
- Enviar solo en el check-in. La reserva y la anulación también son hitos.
- Pedir foto del DNI «por si acaso». Contradice la posición de la AEPD y no aporta cumplimiento.
- Datos de contacto incompletos. Teléfono y correo forman parte de los campos exigidos.
- Olvidar el parentesco con menores. Es un dato obligatorio cuando viaja un menor.
- Depender de una sola persona. Si quien envía los partes está de baja o libra, nadie los envía.
- Tener datos en varias herramientas. El PMS dice una cosa, el canal otra y el parte una tercera.
Nuestra visión: un solo flujo en lugar de cinco herramientas
En Betan vemos el parte de viajeros como una consecuencia de la reserva, no como una tarea aparte. Si el huésped reserva en tu motor, paga y completa el check-in online, los datos que exige el Real Decreto ya están en el sistema. Lo único que debería hacer una persona es revisar y pulsar enviar.
Por eso integramos reserva, cobro, check-in y parte de viajeros en un único flujo, sin saltar entre aplicaciones ni copiar datos a mano. Quien trabaja en recepción gana tiempo, y el alojamiento reduce los errores que acaban en sanción. Y como el cumplimiento no puede depender de que haya API disponible, nos integramos con cualquier proveedor, con o sin API.
Nuestra recomendación para cualquier alojamiento, use Betan o no: elige una herramienta que lea los datos obligatorios sin archivar el documento, que envíe a la plataforma oficial que te corresponda y que deje constancia de qué se ha comunicado y cuándo. Si quieres ver el proceso con más detalle, lo explicamos en nuestra guía sobre cómo automatizar el parte de viajeros y SES Hospedajes.
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Cómo automatizar el registro con Betan
Betan es un software de gestión en la nube para hoteles, aparthoteles y apartamentos turísticos. Registra los cobros automáticamente, incluye check-in online con escaneo de DNI y permite enviar el parte de viajeros con un solo clic. Además incluye motor de reservas propio con pagos online, channel manager, planificación y housekeeping, comunicación con huéspedes por email y WhatsApp, e informes de ocupación e ingresos.
Los planes publicados en nuestra web son:
| Plan | Precio |
|---|---|
| Esencial | 99 € al mes |
| Pro | 149 € al mes |
| IA + Cerraduras | 199 € al mes |
La implantación es gratuita. Los módulos opcionales, como las cerraduras electrónicas o la integración VERI*FACTU, se contratan aparte; la cerradura Belock (TTLock) cuesta 150 € por cerradura, pago único. Puedes consultar los planes en la web de Betan y pedir la guía de usuario gratuita para ver cómo se configura el flujo antes de decidir.
Si además quieres que el huésped entre sin recepción, mira cómo funciona el check-in autónomo con cerraduras electrónicas. Y si estás comparando soluciones, nuestra guía sobre qué debe incluir un PMS te da los criterios.
Cómo elegir una herramienta para el registro de viajeros
Sea cual sea el proveedor, estas son las preguntas que merece la pena hacer antes de contratar:
- ¿Qué canal oficial cubre? SES.HOSPEDAJES, Mossos u otros territorios si operas en varios.
- ¿Cubre los tres hitos? Reserva, anulación y entrada, no solo el check-in.
- ¿Qué hace con la imagen del documento? Debería limitarse a los datos obligatorios, en línea con la nota de la AEPD.
- ¿Se integra con tus canales? Si recibes reservas de intermediarios, necesitas saber quién comunica qué.
- ¿Qué ocurre si falla el envío? Debe avisarte, no fallar en silencio.
- ¿Resuelve el resto de obligaciones? Facturación y caja también cambian. Tenemos una guía sobre VERI*FACTU en hoteles y apartamentos.
Puedes encontrar más material práctico en nuestras guías para hoteles y apartamentos turísticos.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que hacer el registro de viajeros?
El alta del establecimiento debe hacerse antes de empezar la actividad y, en todo caso, dentro de los diez días posteriores a completar los trámites administrativos exigibles. Después, cada comunicación debe hacerse de inmediato y nunca más tarde de 24 horas desde la reserva, la anulación y el inicio del servicio.
¿Qué datos del DNI necesita un hotel?
Nombre, apellidos, sexo, tipo y número de documento y, en la actividad profesional, el número de soporte. Además se recogen nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia, teléfonos y correo. No hace falta pedir ni guardar una copia completa del documento.
¿Qué pasa si no hago el registro de viajeros?
Carecer de los registros documentales u omitir comunicaciones obligatorias es una infracción grave. Las deficiencias de cumplimentación y las comunicaciones fuera de plazo son leves, según el artículo 8 del Real Decreto 933/2021.
¿Cómo se hace el registro de viajeros en Cataluña?
Se hace por vía telemática ante los Mossos d'Esquadra, con usuario y contraseña que obtiene el establecimiento. Los datos se comunican en las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento y se conservan tres años.
¿Puedo enviar los partes sin entrar a mano en la web?
Sí. El Ministerio del Interior indica que SES.HOSPEDAJES permite integrar aplicaciones externas y hacer cargas masivas, por lo que un software de gestión puede enviar los partes por ti.
Fuentes
- Ministerio del Interior: Hospedajes y Alquiler de Vehículos
- Ministerio del Interior: Interior activa el nuevo registro de hospedaje y alquiler de vehículos
- Ministerio del Interior: Partes de entrada y obligaciones de registro documental
- BOE: Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre
- AEPD: Nota sobre el registro de hospedajes
- Ministerio de Derechos Sociales y Consumo: qué datos pueden pedirme en un alojamiento
- Sede Electrónica del Ministerio del Interior: procedimientos y servicios
- Generalitat de Catalunya: registro de viajeros de establecimientos de hospedaje
- Mossos d'Esquadra: plataforma de registro de viajeros
- Mossos d'Esquadra: formulario de alta